【タスク】元鬱が教える本気のタスク管理

この記事を見ている人は、今現在
自分のタスク管理に悩んでいる人だと思います。

私もそのうちの一人でした。

タスク管理が世界一下手だった私が、
タスク管理が上手といわれるまでになったコツを
今回はご紹介していきます。

苦手な理由を知る→コツを知る
という順に読んでいただくと
効率よく学んでいただけることでしょう！

〇自己紹介
◀rukkochan
X（旧Twitter→るっこチャンネル/元鬱仕事術）
大学で4年間、心理学を勉強。
人生初の営業職で、自身も鬱になる。
本を読むことだけは好きだったので、
病院に通いながら1か月に20冊の本を読み、
蓄えた知識を実践しながら生きています。

▶タスク管理が苦手な人共通の　特徴

些細なこと、ちょっとした約束は
メモせずに”頭で”管理する癖があります。

グサッと来た人、今すぐにこの癖をやめ、
どんなに些細なことでもメモする癖をつけましょう。
最初はツールを使わなくても、
紙でもいいです。

「メモしてるのにできないんだ！」
と悩んでいる人は
さらに読み進めてください。

▶タスク管理が苦手な人　5選

①タスクを細分化できていない

例えば提案書を作ってと、指示されたとします。
タスク管理が苦手な人は、ここで

・提案書作成

とタスクに入れるわけです。

これでは、一体何から着手すればいいのか、
考えるところから始めなくては行けなくて
なんとなく億劫になりませんか？

抽象的なタスクは
「動作で表せるまで細分化する」必要があります。

②タスク管理をする場所が複数ある

メモしたことは確実なのに活用できなければ
メモをしていないのと一緒です。

タスク管理をする場所は
一つでなくてもいいです。

用途によって使いわけるのも大賛成。

ただ
「自分がどこをみたらいいか、迷わないようにする」
という鉄則だけは守りましょう。

③読み返してわかるようにしていない

例えば
・稟議　金額　相談
とだけタスクにメモしている、、

上司に相談するんだっけ？
お客さんと相談するんだっけ？
金額はどの金額？

せっかくのメモが台無しです。

タスクはなんとなく、
すっきり端的に書かなければならないという
イメージがありませんか？
それで管理できる人はもちろんそれで大丈夫です。

でも自分のズボラさに悩んでいる人は、
「あとで読み返して、その情景を思い出せるようにしておく」
ことが大切です。

④優先度をつけていない

これでは

等の問題点が発生します。

タスクには優先度をつけ、
取り掛かる時間帯にも工夫をする必要があります。

なんだか難しそうに聞こえるかもしれませんが、
大丈夫です。
後ほどご説明します。

⑤期日をぎりぎりに設定している

これをやってた人、さては夏休みの宿題を
8/31に片づけるタイプだったのでは？
ちなみに私はその通りでした。

期日をぎりぎりに設定すると、
それがうまくいかなかったとき、
イレギュラーが発生した際に
リカバリーができないのです。

なので、本当の期日より、
何日か前（できれば1週間くらい前）を
自分の中の締め切りとして設定してみてください。

むしろ、本当の締め切りは忘れてもいいくらいです。

▶タスク管理のコツ5選

①細分化してない→動作でタスクを考える

単純な「言う」「書く」ではなく
「何を誰に言うのか？」「何をどこに書くのか？」
といったように、
実際に行動に移せるレベルまで
細分化するのです。

例えば
・提案書作成
というタスクがあったとしますね。

これを動作レベルまで細分化すると

例えばこんな感じになります。

一件、タスクが増えたようにも思いますが、
1つ1つが軽くなって、
タスクの始まりと終わりが明確になりました。

こうすると、タスクを消せるタイミングもはっきりするので
達成感も味わいやすく、頭の中がすっきりしますよ。

②複数個所で管理→ツールの用途を理解

例えば私はこのように管理しています。

・仕事のタスク①：マイクロソフトのタスク機能
→期限を設定できる
→タスク完了時はボタンを押すだけで
タスクが消える

・仕事のタスク②：Outlookのカレンダー
→ほかの人とタスクの共有ができる
→時間が迫るとアラームで教えてくれる

・プライベートタスク：紙のスケジュール帳
→毎日こまめにみる癖がついている
→自由度が高い

いずれ別の記事で、
それぞれのタスクツールの
使い方のコツをご紹介しようと思います。

③粗雑なメモ→きれいな文字と文章でメモ

例えば
・稟議　金額　相談
のメモを、読み返してわかるようにしたら、、

・広告物撤去の稟議、工事費用が高すぎる？
　→課長に相談

どうでしょうか。
これで、しばらくたったあとに読み返しても
自分が次に何をすべきかイメージが付きますね。

④優先度をつけていない→4つの優先度に分ける

優先度を表にするとこんな感じ。

タスクを洗い出した後に、
この優先度No.をタスクの横に振る、
などしてみるといいですよ。

そして、それぞれのタスクには
取り掛かるのにベストな時間帯があります。

朝は頭がクリアで、脳が回復している状態になります。
そしてあさイチで重いタスクを片付けると
心理的にも余裕ができます。
その日一日を軽い気持ちで過ごすことができるでしょう。

反対に午後は、お昼ご飯を食べ、
血糖値があがりぼーっとしている状態。
頭を使う仕事は向きません。

このように、タスクの優先度と合わせて、
取り組む時間帯にも工夫をしてみましょう！

⑤ぎりぎりの期日設定→本当の期日は忘れる

本当の期日は忘れるくらいの心持ちで大丈夫です。

そうするとこんなメリットがあります。

☆応用編

クライアントや上司に
「〇〇やっておいてほしいんだけど、
いつまでにできそう？」

と依頼されたとき、
本当の期日よりも長めの期日を言いましょう。

なぜそんなことをするのか？

「仕事がはやい人」だと印象付けるためです。

例えば8/31までかかると言われていた案件が
8/25に提出されたらどうでしょうか？

「こいつ仕事がはやいな、、、」
「私のために一生懸命急いでくれたのかな、、、」

と印象付けることができます。

ぜひ試してみてください。

▶タスク管理のメリット

タスク管理を正しく行うと、こんなメリットがあります。

①頭が整理される

タスクを作成してやることを明確にしておくと
あれもやらなきゃ、、、これも忘れないようにしなきゃ、、と
考えることが減ります。

いつも何かしらで頭がいっぱいの状態とはおさらばしましょう。

②ほかのことを考える余裕が出る

頭が整理されると、脳力をほかのことに使えます。
その余力で、こんな営業しようかな、、
ここにこんな商品を提案してみてもいいかも、、、
とクリエイティブなことに思考を使えます。

仕事だけではなく、
趣味や、恋愛について思う存分やきもきできるかもしれませんね。

周りを見ることもできるようになるため、
ちょっとした気遣いで社内評価もアップできるかも。

③ミスが減る

頭がごちゃごちゃの状態で着手すると、
普段はきがつけるミスにも気が付けなかったり、
思いがけず、大きなミスにもつながるでしょう。

仕事が多くて困っているのに、
ミスをするとさらに仕事が増える悪循環。

やることが多くても整理してしまえば意外とそうでもないものです。

残業を減らして、
ワークライフバランスをゲットしましょう。

▶まとめ

いかがでしょうか。

世界一タスク管理が下手で毎日毎日上司に詰められていた私が
タスク管理が上手と褒められるまでになった技を
まとめてみました。

タスク管理ができない、というのは
周りから見るよりもつらいですよね。
やる気はあるのに、なぜかできない。どうしてもできない。
怠けているわけではないのに、、、

それは皆さんのせいではなく、
やり方を知らないだけなのです。

今回私は皆さんにやり方を伝授しました。
実践してみるのは、皆さんにしかできません。

何度も見返して、ぜひ習得してください。
つらくなったらこのブログに戻ってくれば
あなたの味方がここにいますよ。

ではまた別の記事で。