新人会社員は色々と雑務をさせられがちですが、
会議での面倒ごとといえば「議事録」。
議事録でありがちな悩みは
・どこを拾えばいいかわからない
・早すぎで全部をメモできない
・そもそも議事録ってどうやってとればいいの？
・とりあえずメモはしたけど、まとめ方がわからない
こんなところでしょうか？
（ほかにもあればコメントで教えてくださいね）
今回はそんな議事録に関するお悩みを
解決していきたいと思います。
〇自己紹介
◀rukkochan
X（旧Twitter→るっこチャンネル/元鬱仕事術）
大学で4年間、心理学を勉強。
人生初の営業職で、自身も鬱になる。
本を読むことだけは好きだったので、
病院に通いながら1か月に20冊の本を読み、
蓄えた知識を実践しながら生きています。
議事録について学ぶ流れ
①議事録が必要な理由（つまり目的）を明確にし、
議事録の役割を決める。
②議事録の基本的な構成を知る。
③コツを知る
④さらに便利なツールを知る。（AI）
では早速解説していきます。
議事録の役割を決める
議事録とは、会議内で決定された事項や、
決定までにいたるプロセスを記録し、
後で見返したり、参加できなかった人が会議内容を把握したり、
上司への報告につかったりするもの。
まずやらなければならないことは、
議事録を取る理由（つまり目的）をはっきりさせておくことです。
例えば
・上司への報告に使用するのか？
・記録として残しておきたいのか？
・大事な決定がなされる会議だから、
誰がどのように意思表示や決定を行ったのかを記録したいから？
こんな理由が考えられますね。
議事録には大きく分けて二つの役割があります。
①時系列型 ：発言者ごとに要約する。どのような経緯で結論に至ったのかを記録。
例 ：取締役会、重要な決定がなされる会議など。記録用に使われることが多い。
メリット ：どのような経緯で結論に至ったのかがわかる。
会議の流れや雰囲気がそのままつかめる。
デメリット：議事録が長くなりがち。要点が抑えにくい。
記録者の負担が大きい。
②要約型 ：議論ごとの要点・結論・決定事項・今後やるべきタスクだけをまとめる。
例 ：チームごとの定期的なミーティング、
プロジェクトなどの進捗確認会、報告に使われることが多い。
メリット ：読み手がスピーディに内容を把握することができる。
デメリット：書き手の要約能力が必要。どのようにして結論に至ったのかまではわからない。
議事録を取る理由を踏まえて、どちらのタイプの議事録にするか
最初に決めておきましょう。
議事録の基本的な構成
・会議のタイトル・テーマ
・日時、場所、出席者&関係者の基本情報
・メインの議題
・会議の内容と決定事項
特に具体的な数字、方法、締め切りなど
・補足説明＆保留事項
専門知識やあとで参照すべきもの、次回に持ち越しの議題など
・タスク
会議の中で出てきたやるべきこと
・次回の会議があれば、その議題と日時
うまく議事録をかくコツ
これが最も大切なこと。
会議前・会議中・会議後と、
プロセスを分けて考えること。
「え、議事録を書くのは会議中だけでしょう？」
と思った方もいるかもしれませんが、
実は会議前から議事録づくりは始まっているのです。。。！
会議前のプロセス
●会議の目的、議事録の役割を確認
→どのタイプの議事録を取ればいいのか、だれに向けてかけばいいのかを最初に確認しておきましょう！
●参加者の名前と、敬称の付け方を確認（様？さん？部長？課長？）
→これを行っておくと、当日になって誰がなんの発言をしたか分からなくなることがなくなりますし、
だれの発言がより重要かが判断しやすくなります。
また、特に社外では敬称が「様」ではなく
「役職名（部長・課長等）」になることもありますので、
当日にもたつかないためにも、ここまでは最低限確認しておきましょう。
●ざっくりと会議の流れを把握しておく
→議事録を取ることに集中していると、
今なんの話をしているのか、ついていけなくなることもしばしば。
そうなっても素早く戻ってこられるように、
事前に全体の流れを把握しておくことが大切です。
会議中のプロセス
●きれいに書こうとしない
→最低限内容を把握できればそれでいいです。
誤字脱字も、致命的でなければ一旦放っておきましょう。
●略語を用いる
→例えば「るっこコーポレーション株式会社」→「るっこCo.」など。
読み返して自分がわかるのであれば、オリジナルのを使用してもいいです。
●記号を用いる。
→例えば、
・資金、費用、価格→￥
・矢印 →相関関係を表す
・善し悪し →×●
・増減 →↑↓
など。
こちらも、読み返して自分がわかるのであれば、オリジナルのを使用してもいいです。
●発言者と内容は明確することを意識
●5W2Hを意識
When(いつ？)
Where(どこで？)
Who(誰が？)
What(何を？)
Why(なぜ？)
How(どうやって？)
How much(いくらで？）
●レコーダーを使ってみる
→状況が許されるのであれば、レコーダーで録音しておきましょう
ただし、すべてを聞きなおすために録音するのではなく、
聞き取れなかったところの補足的要素で使用するようにしましょう。
でないと、どうせ録音してるから、、、、と油断して、
あとあと、丸々レコーダーを聞きなおさなくてはならなくなります。
●すべてを言葉で説明しようとせず、添付資料などを活用
→「あとで資料みれば大丈夫そうだな」と思ったところは、
”資”とでもメモをしておいて、
必殺「詳細はこちらの資料をご覧ください。」を使いましょう。
他にも、メモ魔になるための術を
こちらの記事で紹介しています。
会議後のプロセス
●記憶が新しいうちに文章調整を行う
→できれば24時間以内
●構成にそって、内容を組み立てていく
●読み手のことを考えてわかりやすい文章にする
→PREP法や、専門用語の説明をいれたり、、、
●提出前にフィードバックをもらっておく
→提出後に議事録の方向性が間違っていないかを、だれかと確認したほうがいいでしょう。
さらに便利にするには
今はAIでこんなことが出来ちゃいます。
・AIの音声機能を使って、議事録を自動で作ってくれる
→話し手が抽象的なことを話しても、
AIが要点をつかんで、要約してくれたりします。
・テンプレ、協働編集機能があるフォーマット
私の会社では、チームスのAI機能を使って、
お偉いさんの朝礼でのスピーチが
記録型で議事録化されています。
ただ、マイクの性能によっては、
他の人の声を拾ったり、誤字脱字が有ったり、
意図と違うことが記録されてしまったりするので
注意が必要です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
議事録に苦手意識を持つ人は
意外と多いと思っています。
自分一人の責任で
聞き漏れ、記録漏れがあったらどうしようと思ってしまうようですね。
なので私は
AIとの共存が必要だと感じています。
自分で考えるところは考えて、
抜け漏れチェックはAIを利用して。
そのようにしてハイブリッドな議事録の作り方を
マスターしていければいいですね。
記事に関するご意見・ご相談は相談フォームより。
ではまた次の記事で。
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