ビジネス書で、よくこんなエピソードを目にします。
「仕事ができる人ほどメモを取る」
「役職者レベルはメモの達人」
私もそんな見出しにあこがれて
メモに関する本を手に取ったことがあります。
しかし中身を見てみると、
プロジェクトや商品開発のアイデアのためのメモ方法の紹介が書かれていて、、、
とても今の自分とはレベルが違う、、、！
そこで、私は思いました。
「普通の人レベルにメモを取れるようになりたいの！」
例えば
・メモを取りなさいと怒られたことがある
・メモを見返してもなんのことか分からなくなることがある
・人の話を聴きながらメモをとれない
・すべてを書こうとして、聞き漏らしてしまう
こういった経験があるひとに向け、
今回はこんなラインナップはいかがでしょう。
・メモを取る目的
・メモを取るコツ
・注意する点
・【場面別】メモ取りテンプレート
〇自己紹介
◀rukkochan
X（旧Twitter→るっこチャンネル/元鬱仕事術）
大学で4年間、心理学を勉強。
人生初の営業職で、自身も鬱になる。
本を読むことだけは好きだったので、
病院に通いながら1か月に20冊の本を読み、
蓄えた知識を実践しながら生きています。
メモを取る目的
うっかりミスを防ぐため
メモの最も重要な要素、
「書いて忘れる」
人の短期記憶の容量には、限界があります。
例えば数字だと5～9桁。
しかも、20分もたてばその半分弱を忘れてしまうと言います。
そのため、人から言われた頼まれごと、指示、
教えてもらった電話番号などはメモに取らなければなりません。
また、教わった内容や、大事だと思うポイントをメモしておけば
後で見返して復習することもできます。
記憶だけに頼らず、
色々なことをこなすためには
メモは欠かせません。
情報を整理するため
人が、物事を認知し、処理し、理解できるものには限りがあります。
一度に多くの情報、例えば50か国語を一気に話されても
きっと頭が真っ白になってしまいますよね。
人間界ではまだ解明されていない、
科学や数学はたくさんあります。
それはさておき。
そんな限りがある脳みその中だけで、
全てを理解し情報を整理しようとすると、
パンクしてしまいますし、
なにより抜け漏れも発生します。
なので、紙に書きながら、
自分の論理的思考を整理することが必要です。
身近な例で行くと、
SPI試験などでは、おそらく皆さん紙を手元に置きながら
問題をといているのではないでしょうか？
SPIとは就職活動時などに求められる、適性検査のことで、
その人の基礎的な能力や、一般教養を測ることができます。
数学的な問題と国語的な問題などから成り立ちます。
そういった複雑な問題などは、
紙に書いて、情報を整理、可視化しながらでないと
解くのはなかなか難しいものです。
上手にメモを取るコツ
1か所で管理
メモを取るとき、
電子でも紙でもいいですが、
なるべく一か所で管理することを意識しましょう。
複数個所で管理すると、
メモを取ることのハードルが上がりますし、
いざというときにどこに書いたか思い出すところから
始めなければなりません。
何かを忘れたとき、
何かを確認したいとき、
ここを見れば解決できる！という場所を
一か所にしておくのです。
日付とタイトル
メモを書くときは最初に、
その日の日付と、そのメモに対するタイトルを書きましょう。
後でメモを見返したときに、
そのメモが一体何についてのメモなのか
思い出させてくれるヒントとなります。
また、ある程度乱雑に書いても、
日付がついていることで、
あっちこっちばらつくこともありません。
ぎちぎちに書かない
メモを取るときには、
必ず余白を作りましょう。
後々思いついたことや、
メモをしているときに
ちょっと疑問に思ったこと、
ちょっとした図など、
フリーに使えるスペースを確保しておくのです。
ぎちぎちに書いてしまうと、
あとで付け加えたいと思ったことがあっても
書くことができず、
別の場所に書くことになったり、
そのまま頭で覚えておこうとしてしまったりします。
用が済んだメモは斜線を引く
用が済んだメモには、斜線を引きましょう。
そうすることでそのメモは、
まだ解決していないor今後も覚えていたほうがいいのか、
完全に記憶から消し去ってもいいのかを瞬時に判断することができます。
脳の容量の空きを作るイメージです。
5W1Hを意識
メモを取るときには常に、
5W1Hを意識しておきましょう。
なんなら、全ページの端っこの方に
「5W1H」と書いておいてもいいくらい。
急いでいるときにメモをすると、
聞こえた単語だけメモしてしまって、
あとから見返して「なんのこと？」となること、ありませんか？
これを解決してくれるのが
この5W1Hなのです。
【5W1H】
Who（誰が）
When（いつ）
Where（どこで）
What（なにを）
Why（なぜ）
How（どのように）
常にこの情報だけは漏らさないように
メモを取ることができれば、
詳細は聞き逃しても大まかな流れを聞き逃すことはないでしょう。
もし早口の人の説明についていけなかったとしても、
「なにがわからないかわからない！」状態になることはなくなります。
この5W1Hを基準に、
「もう一度、”誰が（What）それを（What）しなければならないのか」
聴いてもいいですか？」
と質問すればいいだけです。
自分の感情やコメントも記載する
その時メモしたことに、
その時自分が感じたことやコメントも追記しておくと
なおよいです。
例えば
「これってこうしたらどうなるんだろう？」
「難しそう」
「だれかに聞いた方がいいかな？」
「不安だな」
など、なんでもいいです。
これを書いておけば、
後でメモを見返したとき
だれかに相談したり、
調べたり、不安だから誰かに相談しながらやろうとしたり、
通常の業務＋αで、より中身の濃い仕事をすることができます。
ミスを防ぐ効果もありますから、
ぜひ試してみてください。
速いスピードでメモを取るコツ
メモを取るときの大きな悩み、
「話のスピードが速くてついていけない」。
メモは、上手に取るコツも必要ですが、
速くとるコツも必要なのです。
順番に解説していきます。
記号を多用する
例
→：物事と物事の関係性を表す
〇×：物事の善し悪し、禁止事項などを表す
㊟：注意点を表す
〆：締め切りを表す
ex.：例
★：大事なポイントを表す
などなど、
自分が覚えられるのであれば、
自分なりの記号を作成してもいいでしょう。
ひらがなカタカナを多用する
漢字より、画数の少ない
ひらがなやカタカナを多用しましょう。
人の名前、難しい土地名など、、、
これだけでかなり速いメモが可能になります。
ザッと書いて、あとで清書
ざっと大雑把に書いて、
のちのちきれいに清書するのも
ひとつの手です。
注意点としては
必ず思い出せるうちに清書すること。
なるべく３０分以内、
遅くてもその日中には清書したほうが良いです。
清書することで、２度書くことになるので
その事柄に関する理解も深まり
一石二鳥です。
メモを取るときに注意すべきこと
すべてをメモしようとしない
メモが苦手な人、
書くのが遅い人にありがちなポイントです。
一から十まですべてを聞き漏らさないようにすることで、
かえって大事なポイントを聞き逃してしまいます。
重要なのは5W1H.
また、話し手が話すたとえ話や具体例は、
多くても一つまで、メモをとることにしましょう。
読み返してもわかるようにする
汚い字や、単語単語しかメモしていないと
後ほど読み返そうにもなんのこっちゃ。
ポイントは、
・最低限読める字でメモをすること
・最低限5W1Hを担保する単語をメモすること
・記号などを多用して、単語同士の関係性などが
わかるようにしておくこと
です。
スマホでメモを取るときはTPOに注意
スマホでメモを取るときは、
TPOに注意しましょう。
今ではほとんどのことがスマホでできるようになり、
メモもスマホで管理しているという人も多いでしょう。
それはもちろん、問題ありません。
何が問題かというと「見え方やマナー」。
例えば超目上の人が直接何かを教えてくれる機会のとき、
目の前で突然スマホをとりだしてポチポチしていたらどうでしょうか？
もちろん、話し手だって、
「メモをとっているのかな？」と
分かってくれる人もいるとは思いますが、
実際客観的にみると、スマホをいじっている動作になるのです。
その点、紙でメモをとるとそれは、メモを取っている動作になります。
また、携帯電話の持ち込みが禁止されている場合や、マナーモードにしなければならない場所では
スマホでメモを取ることは控えた方が良いでしょう。
マナーモードにしたままメモを取ることもできますが、
スマホに関する禁止要項がある場所では、なるべくスマホを取り出さないほうがよいです。
このように、明らかにスマホでメモを取った方が効率が良さそうな場面でも、
見え方やマナーを意識して、TPOに適したメモをしていきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
メモはいつかの自分を助けてくれます。
そのメモを上手に取ることができるようになれば、
仕事の効率を上げたり、
うっかりミスを減らしたりすることにもつながるでしょう。
皆さんはほかに、メモに関してどんな悩みをお持ちですか？
記事に関するご意見・ご相談は相談フォームより。
ではまた次の記事で。
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