皆さんはマニュアルを作れ！と言われたとき、
パッと作り始めることができるでしょうか。
作り慣れていない人は、もしかしたら
ネットでやり方を検索するところから
始めるかもしれません。
でもいざ検索してみると、
資料請求しなきゃいけなかったりするんですよね。
今回は、HSPさんや
グレーゾーンの皆さんだからこそ作れる、
世界で一番優しいマニュアル作成の方法を
ご紹介します。
なぜHSPやグレーソーンだからこそ？
HSPさん →人の気持ちに非常に敏感だから。
グレーゾーンさん→自分の特性を逆手に取ることで、
誰がみてもわかるものを作れるから。
HSPさんは周りからの刺激や、
人の気持ちにとっても敏感です。
だからこそ、
人の立場や目線になって、
物事を考えられることができますし、
上限のない思いやりを発揮することがあります。
そんなHSPさんは、
マニュアルを見るであろう
初心者さんの気持ちになって、
誰がみても理解できるようなマニュアルを
作ることができるでしょう。
グレーゾーンさんは
曖昧な会話や指示から、
自分がやるべきことや、置かれている状況を
判断するのが苦手。
それを逆手にとって、
自分が初めて見てもわかるようなマニュアルを
作ると、
曖昧さが洗練された、
細やかなマニュアルを作ることができるのです。
何のツールで作ればいいか？
代表的なツールはこちらでしょう。
・Word
・Excel
・PowerPoint
私のおすすめ順はこちら。
1位→エクセル
※文字も画像も入力しやすいが、印刷するとなると微妙
2位→パワポ
※文字は入力しずらいが、画像が挿入しやすい。
印刷もしやすい。
3位→ワード
※文字や画像のレイアウトがしにくい。
印刷のしやすさはまあまあ。
データでマニュアルを管理するならば、
まずエクセルでいいでしょう。
紙に印刷する必要があるならば、
パワポかワードで作成するか、
エクセルの
[表示→改ページプレビュー]で、
印刷される範囲を確認しながら作成しましょう。
場面別マニュアルレイアウト
①フローチャート
②説明書式
マニュアルのレイアウトには
色々な種類がありますが、
大体この2つだけ覚えておけば大丈夫でしょう
ではそれぞれ説明していきます。
フローチャート
こういう図を見たことがないでしょうか？
フローチャートはこんな時に向いています。
・1つの手順に対して、複数の結果の可能性があるとき。
（例：ヴィーガンかどうかで、
お肉を入れるかどうかが変わる など）
・スタートからゴールまでの流れを
一目でわかるようにしたいとき
・手順が複雑なとき
〇デメリット
・複雑すぎる手順だと、どんどん枝が広がり
かえって見にくくなる
・作るのに手間がかかる
・1段階に書ける文章量が少ないため、
簡素化して書かなければならない
説明書式
家電を買ったときについてくる説明書のように、
書かれていることを上から順に
なぞりながら作業してもらうためのマニュアルのことです。
（例）↓
説明書式はこんな場面に向いています。
・スタートからゴールまでの手順が、
ほぼ一本道になっているもの。
・１工程が複雑で、
細かく説明しなければならないもの
〇デメリット
・すべてに目を通さないと、
全体的な流れがわからない。
・文章を読むのに抵抗がある人からは
嫌厭される。
どちらもメリット、デメリットがあるため、
やり方を説明しようとしている作業の特性や、
環境に合わせて選んでみましょう。
マニュアル作成のコツ
・「これくらいわかるだろう」は禁止
・手順を網羅すること
・画像をうまく使うこと
・箇所や名称などは略さず、
1手順１手順で説明すること
・1文はつらつら書かずに、
適度に切る。
「これくらいわかるだろう」は禁止
マニュアルを見る人＝初心者です。
なるべく専門用語をさけ、
難しい単語は使わず、
”小学生でもわかる”を常に意識して
マニュアル作成をしましょう。
ここのポイントを意識すると、
マニュアルの出来もぐんとよくなります。
手順を網羅すること
手順は抜け漏れが無いようにします。
1から10まで、すべて取りこぼさないようにします。
例外や、起こりうるミスも
あらかじめ想定して記載しておくことで
誰よりも親切なマニュアルになります。
画像をうまく使う
マニュアルを見ながら作業する際に
よくおこること。
「〇〇ボタンを押すって、、、
〇〇ボタンなんてないんだけど！」
作業しなければならない場所が
分かりにくいときなどは、
画像を付けるのがいいでしょう。
ただ、
・エクセルの関数を一発で入れられるボタン
といわれるより
・エクセルの関数を一発で入れられるボタン
後者の方がわかりやすいですね！
箇所や名称などは略さず、1手順１手順で説明すること
【ダメな例】
「〇〇ボタンを押して保存し、次のタブに移ります。
そこのタブで名前を記入したら
先ほどのタブに戻り、再度保存します。」
【いい例】
「〇〇ボタンを押して保存したら、次の△△タブに移ります。
△△タブの真中に、名前を記入する欄が出てくるので
[画像を張り付けてもいい]
自身の名前を記入します。
記入したのち、最初に作業していた
□□タブに戻り、再度〇〇ボタンを押して保存します。」
長いようですが、
少しでも「あれ？どれだ？」とならないようにします。
マニュアルは、相手に考えさせたら負けです。
一文はつらつら書かずに、適度に切る
これは丁寧にしようとすればするほど
陥りやすいミスです。
【ダメな例】
「電話に出るときは明るい印象の声で話をするように心がけ、
1ドーン明るい声で話をし、
必ずメモを取れるように、ペンとメモ帳は近くに
おいておかなければなりません。」
【いい例】
「電話に出るときは明るい印象の声で話をしましょう。
1トーン明るい声を出すのがポイントです。
ペンとメモ帳を必ず近くに置き、
すぐにメモを取れるようにしておきましょう。」
【応用編】
「電話に出るときのポイント
・1トーン明るい声で話す。
・すぐにメモを取れるように
ペンとメモ帳はそばに置いておく」
応用編のようにすると、
視覚的にもポイントがわかりやすくなりますね。
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回は、HSP・グレーゾーン向け
マニュアル作成のコツをまとめていきました。
世の中に出ているマニュアルのコツは
「端的に」「情報過多にならないように」という
コツが書かれているものもあります。
しかし私のように、曖昧な表現が苦手な
グレーゾーンさんや発達障害を持つ方は
それではマニュアルを見ても作業できないのです。
「小学生でもわかるように」を意識すると
必然的にだれでもわかるマニュアルになります。
大は小を兼ねるということですね！
私たちにしかない特性を生かして、
世界一やさしいマニュアル作成をしてみましょう。
お悩み相談や、質問はご相談フォームから。
ではまた次の記事で。
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