【場面別例文あり】説明が上手になる簡単な方法

こんなことで悩んでいませんか？

・何かを説明したときに
　「もう一回言って」といわれる
・「結局なにがいいたいの？」
　と言われたことがある。
・説明するときに頭が真っ白、
　ごちゃごちゃになる。
・何から話せばいいのかわからない。
・言いたかったことと
　違う解釈をされる

仕事をしていると、なにかを「説明」する場面であふれています。

上司への現状報告、お客様への商品紹介、
何が起こっているのか聞かれたときなどなど。

仕事に限らず、
プライベートでも自分の説明力について悩んでいる人がいるかもしれません。

そんな、説明に苦手意識がある人には
ぜひ読んでほしい記事です！

〇自己紹介
◀rukkochan
X（旧Twitter→るっこチャンネル/元鬱仕事術）
大学で4年間、心理学を勉強。
人生初の営業職で、自身も鬱になる。
本を読むことだけは好きだったので、
病院に通いながら1か月に20冊の本を読み、
蓄えた知識を実践しながら生きています。

説明力とは

相手が知らないこと、わからないことを
情景としてイメージさせること。

難しい単語や横文字を使って、
自分をアピールするのではありません。

相手を知っている状態にさせることがゴールなのです。

説明をするうえで大事なポイント

中学生でもわかるようにする

中学生でもわかるようにするためには？

専門用語を使う際には”つまり”とセット

例えばこんな感じ。

「このプロジェクトで懸念される箇所はイニシャルコスト、つまり初期費用です。」

専門用語は頭がよく見えるし、手軽に詳しいアピールができます。

でも気が付いたでしょうか？
今あげたメリットはすべて主語が自分なことに。

説明とは「相手」がありきで成り立つもの。
自分が主語ではいけません。

さらに、専門用語は意外と概念があいまいなこともあります。

受け手によって、イメージが異なっては元も子もありません。

専門用語を使う際には必ず”つまり”とセットで使いましょう。

相手がすっとイメージできる表現方法をつかうこと

例えばこんな感じ。

「この書類、いい感じにまとめておいて！」

これを↓↓↓

「この書類、年度ごとにまとめて順番に並べておいてくれる？」

どうでしょうか。

2つ目の表現のほうが、確実にイメージできると思います。

相手にものを伝えるとき、
曖昧な表現、難しすぎる表現、
情緒的すぎる表現はなるべく避けましょう。

相手に考えさせる負担が増すばかりで、
どんどん疲れるのに、なにを言われたのか分からない
という状態になってしまいます。

聞き手に”聞く負担”をかけたら負け

あなたも聞き手として、
”聞く負担”を感じたことはあるのではないでしょうか。

「長いなあ」
「結局なにが言いたいんだろう」
「もうたとえ話はいいよ…」
「いい感じに、ってどういう感じ？」

これらすべてが”聞く負担”です。

説明とは、会話とは少し異なります。

会話が「言葉のキャッチボール」
と表現されるならば、
説明は「ボールを受け取ってもらう」といったところでしょうか。

そもそも会話とはゴールが異なるのです。

自分が気持ちよくなるためのものではないので、
相手主体で考えなければなりません。

だから、「”聞く負担”をかけたら負け」なのです。

そうしないためには

・わかりやすい表現
・適切な長さ
・たとえ話は1つか2つまで
・話のゴールに向けて進む。

などが大切になってくるのです。

伝えたいことのゴールが明確である

これをしっかり決めておかないと、

「で、この人は結局なにが言いたいんだ？」

につながります。

私はミス報告をする際に、
このゴールを決めないまま報告していたせいで
しこたま怒られました。

（あ、やべ、ミス報告しないと、、、）　
「すみません、これミスしちゃって、、、」

「それで？」

「え？えーと次は気を付けます…」

「何を？」

ということになるんですね。
うう…

これをしてしまう心理としては

「まあミスしましたって伝えたら、
次は気を付けてーとか、なんか指示が来たりとかするだろー」

というものだったのですが、
それでは上司にミスを丸投げしているのと変わりありません。

例えばミス報告の場合に決めるべきゴールの例としては、

・次の指示が欲しい
・現状報告
・自分がすべき対応があってるか
　ダブルチェックしてほしい
・パニックになっちゃったので助けてください

などなど。

この中のどれでもいいです。

どれでもいいですが、
キチンとゴールを決めておく、ということが大切なのです。

じゃあどういう風にゴールに向かえばいいの？

という疑問を持った方は早速一歩差がついていますね！

後ほど、場面別説明構成の章にて説明しますので
ぜひこのまま読み進めてください。

説明が下手な人の特徴

すべてを話そうとする

私は世界でいちばん
あらすじを話すのが苦手なのですが、
その原因がこの「すべてを話そうとする」にあります。

あらすじとは物語の大まかな要約的なものですね。

このあらすじを見ると、

「これはこういう感じの物語ねーふーんおもしろそう」

と大まかなイメージをつかむことができます。

でもこれをすべて話してしまうとどうでしょうか？

そう、見る必要がなくなりますね（笑）
あとめちゃくちゃ時間がかかります。

あらすじでなく、
職場での報告などの場面では、
すべてを話そうとするとこうなります。

「今日の商談どうだった？」

「まず、先方と挨拶をしました。
そのあとに握手をして椅子に座ったんですけど
世間話の流れになって、
先方は最近ゴルフにはまっているらしいんです。

それで、僕のシュミについても話して、、、」

「そんなことは聞いておらん！」

となります。

相手に物事を伝えるとき、
やはり「何を伝えたいか」という
ゴールが決まっていないと結局なにも伝わりません。

～だろう運転で進める

これは専門用語や曖昧な表現をよく使う人に、当てはまります。

・これくらいのビジネス用語なんてわかるだろう
・こんなことは言わずに省いてもどうせわかるだろう

車の運転でも「だろう運転」は危険ですよね。
だろうが外れたときに、大きな事故が起こります。

コミュニケーションでもそうです。

だろうが外れて、
もう一回一から説明しなきゃいけないことも
あるかもしれませんし、
だろう外れが積み重なって、
結果大きなミスにつながるかもしれません。

場面別説明構成

説明と一口に言っても、

・映画のあらすじを話す？
・上司に現状報告？
・ミス報告？

それぞれの場面で、構成も変わってくるはず。

大事なのは、
ところどころ区切りを入れて、
一旦ゴールを振り返りながら進むことです。

相手の知らないことを説明するとき

<構成>
①今からなにについて説明するか

②説明が終わったときに
　聞き手にどうなっていてほしいか
　（何を知っている状態になっていてほしいか）

③詳細を1から説明する

※間違えやすい箇所や、
絶対に間違えてはいけない箇所のように
重要な個所を説明するときには
「ここは重要なんだけど、」
と前置きをするようにしましょう。

あらすじ

PREP法

P（Point　結論・主張）
R（Reason　理由）
E（Example　具体例）
P（Point　結論・主張）

短時間で説得力を持たせたいとき、
自分の意見を整理して伝えたいときの他、
報告の際にも使用されます。

例を見てみましょう。

あなたはとあるスーパーの店員です。
新商品の「スパークリングカレー」（笑）を
カレーなどがおいてある棚に置くか、
パーティー用品の棚に置くかで話し合いをしています。

あなたはパーティー用品の棚に置くべきだと思っています。

説明力を上げるには

「でもいざその場面になったらできないよー」

という人は、日ごろからできる
説明力トレーニングをしてみてください。

・SNSを利用する
・1分で話すトレーニングをしてみる

SNSは日常の何気ないことを
発信するのにとてもピッタリですね。

そして中には、
一回に発信できる文字数が決まっているものもあります。

そうでなくとも、
長すぎる文章はなかなか最後まで見てもらえません。

日ごろから、
そのＳＮＳの文字数制限を意識することで
自然と「物事を大まかに、伝わるように書く」という癖がつきます。

また、1分トレーニングも有効です。

人が1分に話せる文字数は、
大体300文字といわれています。

何かあらすじでも、
報告系でもいいので題材を用意して、
まず300文字にまとめる。

そして1分間の時間を計って話してみる。

制限があると、
「なんとかその中で最大限物事を伝えなきゃ！」
という意識が働きます。

・絶対に伝えなきゃいけないことはなに？
・削れない要素はなに？

これらを考える癖がつくのです。

まとめ

いかがでしょうか。

もう二度と「結局なにが言いたいの？」

というフレーズを聞かないためにも、
この記事を2回、3回と読み返して
説明力を身に付けて見てください。

まずは、どれか一つから。

記事に関するご意見・ご相談は
相談フォームより。

ではまた次の記事で。